Personal Assistant: ce que vous devez savoir sur la profession pour devenir le CEO

Ensemble avec le fondateur de l’entreprise pour la sélection d’assistants personnels Smart La talentueuse Marina Egorova comprend pourquoi le métier d’assistant personnel n’a plus rien à voir avec le travail du secrétaire.

Un cadre du film “The Devil Wears Prada”

Les futurologues et les développeurs de nouvelles technologies aiment prédire l’avenir. Selon eux, les progrès technologiques progressent à une vitesse telle que de nombreuses professions disparaîtront rapidement. Ils aiment citer comme exemple la spécialité notoire dactylographes – dire leur capacité à imprimer rapidement avec l’avènement des ordinateurs simplement perdu la demande. Pendant ce temps, les dactylos se longtemps rester les bras croisés ne l’ont pas, et juste une nouvelle formation skoropechataniyu sur les claviers modernes, voire des décennies à venir en réservant une place dans les agences de recrutement. 

Maintenant, il semble que les mêmes prédictions attaquent la profession, ce qui, semble-t-il, implique une approche personnelle qu’aucun ordinateur ne peut remplacer. Mais même ici, les braves qui initient la confrontation des personnes et des machines d’année en année sont toujours là. Leurs assistants personnels automatisés (PA) sont des noms humanisés, presque enfantins (Siri, Charlie). L’une d’entre elles, Amy Ingram, est si «vivante» que certaines personnes ne comprennent même pas qu’elles ne copient pas avec une personne ordinaire, mais avec une intelligence artificielle. Amy, comme n’importe quelle fille, sait flirter, connaître les bases du langage numérique moderne et fascine ses interlocuteurs de l’autre côté de l’écran en lui envoyant même des fleurs et des cadeaux.

Et nous pourrions à nouveau commencer à chanter les louanges des opportunités Big Data, sinon un « mais»: PA-bateaux ont été autour depuis de nombreuses années, mais pendant ce temps la profession d’assistants personnels en direct a tellement évolué que son artificiel gauche rivaux loin derrière. Il s’est avéré qu’il ne suffisait pas de simplement synchroniser le calendrier et les rendez-vous. Maintenant, pour rester à flot et en même temps digne de gagner sa vie, un assistant personnel devrait devenir le deuxième «je» de son patron. Ce que cela signifie en pratique, a commenté le PDG de la sélection de PA Smart Marina Egorova talentueuse.

Entre soin et anticipation

Promo-photo pour la série “Force Majeure”

“Parfois, nous rions avec des assistants, appelant notre travail” la deuxième maman de notre patron “, plaisante Marina Egorova. Ce qui est important ici, ce n’est pas tant la capacité à effectuer des tâches rapidement, mais la capacité à être perceptif à un tel point que le patron n’a même pas besoin d’exprimer son devoir. En d’autres termes, dans la profession d’assistant personnel, la réactivité devrait être remplacée par la proactivité.

“Par exemple, si un patron s’envole pour lui dans une nouvelle ville”, poursuit l’expert, “vous devez consulter le programme de l’aéroport à l’avance et prévoir où il se rendra à l’aéroport. Dans la même ville, regardez le temps et placez un parapluie dans sa mallette en cas de temps pluvieux. Ou préparez les fichiers nécessaires pour sa réunion, ce qu’il n’a pas demandé, mais vous savez qu’ils auront certainement besoin de lui. “

“Vous n’avez pas besoin d’attendre les instructions du patron pour faire cela, vous devez vous deviner”

Le succès d’un assistant personnel dépend directement de la manière dont son patron ou son patron est libéré de tout travail monotone qui ne nécessite pas la manifestation d’une compréhension professionnelle. Enregistrement d’un visa, organisation d’une réunion, traduction, réalisation d’un itinéraire, contrôle de biens immobiliers – tout cela doit être fait de manière autonome, imperceptiblement pour le patron et, bien sûr, avec compétence.

Il y a aussi plus fonction personnelle: envoyer des fleurs à sa femme le 8 Mars, l’achat de cadeaux pour les enfants sur la réussite de l’année scolaire (rappelez-vous le personnage principal « The Devil Wears Prada», qui a été porté par les éditeurs à la recherche d’encore inédits livres Harry Potter), ou la sélection du personnel pour à la maison “Parfois, il faut même acheter un pont pour un chien du rivage au yacht”, se réjouit Marina Egorova. En conséquence, la nature et les préférences du chef assistant personnel commence à comprendre plus profondément que les membres de sa famille, cependant, il est très important de ne pas franchir la ligne. Certains PA, même il y a une règle par laquelle ils ne peuvent pas se permettre de rester sur le dîner avec le patron de la famille, et dès que la journée de travail se termine, ils sont en cours d’exécution à la maison.

D’un autre côté, cette règle n’est pas non plus absolue, après tout, lorsque vous embauchez pour un poste d’assistant personnel, vous devez être prêt à travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Banal présence de 8 heures ne sont pas au bureau, mais le travail « à la table » sera toujours importante, si seulement parce que PA compétent – n’est pas le seul qui est capable de sentir l’humeur et les besoins de la personne, mais celui qui sait , comment conserver un enregistrement ou gérer le flux de documents. Voltige – si vous avez une idée de la complexité de l’entreprise que votre patron fait. Dans ce cas, vos responsabilités comprendront la préparation des présentations, des réunions au nom de votre patron, distribuer des ordres aux employés des postes moins – respectivement, le salaire et la loyauté envers les autorités vous n’augmenter. Au Royaume-Uni, par exemple, quelques années il y a il a même mené une enquête distincte, où près de 16% des répondants ont admis que leurs patrons sont régulièrement écoutent leurs conseils pour prendre des décisions d’affaires stratégiques.

Difficultés de sélection

La position de l’assistant personnel pour aujourd’hui de son ancêtre de secrétariat a hérité du pourcentage minimum de fonctions. Maintenant, elle combine les compétences d’un manager, d’un psychologue, d’un organisateur, d’un spécialiste du recrutement, d’un homme d’affaires et même d’un financier. Le dernier point implique la capacité de gérer efficacement les actifs. Dans ce cas, un assistant personnel (en règle générale, une personne est engagée pour exécuter ces fonctions, bien qu’il y ait des exceptions, lorsqu’un assistant est impliqué dans tout) travaille dans le soi-disant Family Office. “FO est venu des États-Unis. Les familles riches ont organisé de tels bureaux pour préserver leur capital “, explique Marina Egorova.” Plus tôt, il y avait des financiers, ils ont maintenant commencé à embaucher des assistants. ” 

Bien sûr, pendant l’occupation d’un degré de la vie privée de poste commence à augmenter, car tôt ou tard assistant personnel commencent à ouvrir les secrets de famille, des comptes bancaires, des données d’entreprise, des données médicales, les codes PIN des cartes – en bref, tout ce qui est dans les mauvaises circonstances peuvent être utilisé contre le client. 

“Dans les grandes entreprises pour les cadres supérieurs, ils essaient d’abord de trouver un assistant parmi leurs employés”, dit l’expert, “mais en règle générale, un bon employé est bon dans l’un et dans l’autre dans un autre. Il y a des situations où il y a plusieurs mois de recherche et le résultat est nul, alors HRD souhaite nous contacter, dans une agence hautement spécialisée. “

Le profil

En règle générale, les assistants personnels sont associés au grand public avec de jeunes filles inexpérimentées. Et c’est une très grosse erreur car, en fait, la position de l’AP est principalement reçue par les personnes de 30 ans. Le plus souvent – les femmes, mais il y a des exceptions – par exemple, dans le même bureau familial, il y a une place pour les hommes. 

La compagnie de Marina Egorova, par exemple, est principalement prise en charge par ceux qui cherchent un assistant de 32 à 35 ans. “Cela est dû au fait que les managers veulent un assistant stable depuis plusieurs années et que c’est à cet âge que les candidats ont tendance à vivre en famille”, explique le directeur général. 

De plus, les membres de la famille ont un comportement multitâche et une résistance au stress bien développés. Comme le montre l’expert, les grands patrons sont des gens très impatients, vous devez donc toujours être capable de contrôler vos émotions et votre fatigue. À cet égard, il sera important pour tout employeur ou recruteur de voir qu’une personne peut travailler longtemps au même endroit, disciplinée, discrète et consciente des subtilités de tel ou tel projet entrepreneurial.

Perspectives

De retour tout à la même enquête britannique, à ce moment-là seulement un tiers des répondants ont admis qu’ils ont toujours voulu devenir un assistant personnel, et environ le même nombre ont dit qu’ils ne veulent pas changer la spécialité, et l’intention de développer et de croître, par exemple, à l’exécutif assistant

“Croyez-moi, vous pouvez travailler en tant qu’assistant pour le reste de votre vie”, convainc l’expert, “par exemple l’assistant de Berezovsky. J’ai travaillé avec lui pendant plusieurs décennies jusqu’à sa mort. “

D’un autre côté, il est possible de faire un saut qualitativement nouveau à partir de cette position. Marina elle-même, par exemple, est passée d’une assistante à une propriétaire de sa propre entreprise. En règle générale, le poste de chef de projet peut devenir une étape intermédiaire. La perspective s’étend jusqu’au poste de directeur général. Gestion – le domaine de croissance le plus courant, car c’est ici que l’assistant personnel obtient le plus d’expérience.

5 raisons d’engager votre propre assistant:

Calendrier sous contrôle. Là où Siri ne fait pas face, PA viendra à la rescousse, ce qui ne vous enverra certainement pas deux fois à la même réunion.

Délégation de pouvoir. Au lieu de courir autour des centres de visa ou de signer des documents inutiles, concentrez-vous sur les grandes idées.

Donnez-vous un peu de temps pour la vie privée. Engagez un assistant pour passer des soirées avec vos proches, pas avec des rapports.

Investissez en vous-même. Le salaire de l’assistant n’est pas un coût inutile. Vous pouvez passer du temps libre sur le développement personnel.

Votre deuxième moi Chaque fois que vous expliquez ce dont vous avez besoin, vous n’êtes plus obligé de le faire. Un assistant compétent organisera tout comme vous le feriez.

Au fait, le Club “Business Aviation” organise un concours pour le titre de meilleur assistant personnel Super PA. Sous le lien, lisez ce dont vous avez besoin pour participer et obtenez le prix principal – un voyage de luxe pour deux.

Expert:

Marina Egorova, fondatrice de SmartTalented. Assistants personnels, spécialisés dans la sélection, la formation et le coaching d’assistants, de secrétaires et d’assistants personnels. Site de la société – www.smart-and-talented.ru

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Photo: GettyImages, archives du service de presse

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