Kuinka kirjoittaa sähköpostiviesti, johon vastataan tarkasti

Kirjeiden kirjoittaminen näyttää meille jotain niin tuttua ja luonnollista, että harvoin ajattelemme muotoilua ja pohdintaa. Samaan aikaan monet ihmiset eivät tiedä, miten kirjoittaa oikea sähköposti. Maxim Chernov, asiantuntija verkostoitumisesta ja urakehityksestä, blogin kirjoittaja pronetworking.ru, selitti selkeästi, kuinka kirjoittaa kirjeitä aina vastaamaan.

Kirjain on tuote

Jopa tietäen, että tehokkaiden kirjeiden kirjoittaminen on modernin viestinnän kulmakivi, kukaan ei ole kiire kouluttaa nuoria asiantuntijoita tässä tärkeässä asiassa. Kyky kirjoittaa hyvä sähköposti – se johon 100% vastaa – puolivälissä tavoitteen saavuttamiseksi. Kaikesta riippuu hyvin yksi kirjain: saako hyvää työtä, onko sijoittaja rahoittaa projektisi, saako neuvoja tai apua, joka voi muuttaa koko elämääsi?

Mikä tahansa kirje, se on hyödyke, vaikka et myy mitään kirjaimellisesti. Viestin vastaanottaja voi vastaanottaa päivittäin enintään kymmenen, mutta jopa sata tällaista kirjettä. Tässä tapauksessa antaa samalle ajan ja huomiota jokaiselle sähköpostiviestille ei ole järkevää.

Kuten suoramyynnissä, vastaanottajalla on omat tapansa lajitella saapuvat tiedot. Kirjeiden yleinen virtaus on jaettu kahteen, jotka ansaitsevat vastauksen, ja ne, jotka lähetetään epäröimättä koriin nopean lukemisen jälkeen. Sähköpostisi lähettäminen riippuu siitä, kuinka paljon se “koukuttaa” vastaanottajaa. Kirjeessä on mahdollista tehdä ensimmäinen vaikutelma lähettäjältä ja missä se menee – vastaukseen tai poistamiseen – riippuu hienoista signaaleista.

Millä tekijöillä lähettäjä ja viestin vastaanottaja eivät voi yhdistää?

Vastaanottimen asema:

  • Kymmenet kirjeet tulevat päivittäin;
  • jos henkilö on tiedossa, sanomilla on usein kohteliaisuuksia tai karkeita imagoa;
  • säännöllisesti kohtaavat tavanomaisia ​​kysymyksiä tuotteesta / palvelusta;
  • jatkuvasti ei ole tarpeeksi vapaa-aikaa;
  • periaatteessa, älä usko auttaa, jos se ei vie paljon aikaa tai vaivaa.

Lähettäjän asema:

  • se vie paljon aikaa ja vaivaa kirjoittamaan “ihanteellinen” viesti;
  • Olen varma oman pyyntöni omaperäisyydestä ja ainutlaatuisuudesta.
  • Olen varma, että hänen tapauksensa on erityinen, kukaan ei ole aiemmin pyytänyt tällaista palvelua;
  • ei näe hypoteettisia hylkäysperusteita;
  • Hän pyrkii kertomaan omaa tarinansa mahdollisimman yksityiskohtaisesti, paljastamaan kaikki vivahteet, jotta vastustaja ymmärtäisi selvästi näkökulman.

Alla on luettelo vivahteista, joihin ihmiset kiinnittävät huomiota päätettäessä, vastaako kirje. Vaatimukset voivat tuntua liian ankara, mutta se ei ole kysymys henkilökohtaisesta mieltymyksiään, ja jotain, joka todella kiinnittää huomiota toimitukselle aikakauslehtien, rekrytoijien ja omistajat hyvämaineiset yritykset. Tämä on mitä ihmiset puhuvat selän takana, eikä ole mitään järkeä piilottaa mitään, yrittää näyttää makeammalta ja kiinnostavalta.

Huomautus: tämä opas koskee vain kirjeitä, kun tarvitset jotain vastaanottajalta, vaikka se olisi vain vastaus. Jos sähköpostiviestejä tehdään tietojenvaihdolle, kiitollisuuden ilmaisuille tai ystävällisen kirjeenvaihdon osana, nämä säännöt eivät ole niin tärkeitä.

Opas kirjoittamaan kirjaimia – tarkistuslista

1. Kunnioita vastaanottajan henkilökohtaista aikaa, varmista, että sähköposti on periaatteessa välttämätön.

Kun kirjoittaa kirjettä todettiin seuraavasti: “Haluan välittää, kannattaa ainakin muutaman minuutin ajan, että voisit viettää hyödyksi itse työnsä tai maksaa perheen ja ystävien kanssa.”

Älä pakota vastaanottajaa viettämään sekunneja ratkaisemalla asioita, joista voit selvittää itsesi. Kunnioita toisia ja usko itseesi! On hämmästyttävää, kuinka monta kysymystä voidaan ratkaista hakemalla apua hakukoneille (joskus haluat vastata: “Let’s go for you …”).

2. Sinun täytyy aloittaa tervehdys

Menemättä asiaa ilman ensimmäistä saapumista näyttää liian töykeä.

On parempi käyttää “Hyvä iltapäivä / ilta, _____”, “Hei, _____”. Mutta kuten “Hei ____”, pidättäytyä, mikäli mahdollista, pidättäytyä, varsinkin jos sinulla ei ole läheistä yhteyttä ja kirjeenvaihdon historia ei kata kymmeniä sivuja.

Minusta tuntuu, että havaittavampi taipumus jättää tervehdys pois jättää sisäänrakennetut vastauslomakkeet, joita käytetään useimmissa resursseissa. Muista, että kirjoitat tekstiä sivuston lomakkeeseen ja vastaanottaja saa tavallisimmat kirjeet.

3. Osoita sanoma sille (tai kenelle), jonka kirjoitat

Tee kaikkensa selvittääksesi henkilön, joka lukee kirjeen. Huuto nimen mukaan näyttää paljon henkilökohtaisemmalta kuin standardi “Hei”. Myös sähköposti on paljon henkilökohtaisempi, eikä se enää näytä massoittelulta tai roskapostilta. Jos kysymys, jota pyydät, kysytään kerran kahdesta, kiitos heille: “Hei, Julia ja Sergei!”

4. Varmista, että vastaanottajan nimen ja sukunimen oikea spelling on oikein

Se on outoa, vai mitä? Virhe kirjoitettaessa nimen välittömästi katkaisee kaikki mahdolliset kontaktit henkilön kanssa ennen kuin itse viestin lukeminen. Vastaanottaja voi ajatella, että et vain tiedä hänestä vähän henkilökohtaisesti, mutta periaatteessa he eivät ole halukkaita kiinnittämään huomiota pieniin yksityiskohtiin. Jos väärän kirjoitetun nimen jälkeen jotain “Olen vilpitön ihailijani”, silloin näytät varmasti epäkelpoiselta.

5. Viestintä lähettäjän ja vastaanottajan välisen tunteen tasolla – ensinnäkin

Vastaanottaja on valmiiksi määritetty vuoropuhelulle ja haluaa auttaa, jos luot tunneyhteyden alussa. Pääsääntö on täydellinen totuudenmukaisuus ja lyhytaikaisuus.

Useita näytteitä aiheesta:

  • “Olen lukenut resurssisi 2 vuotta; kiitos blogi pronetworking.ru löysin monia mielenkiintoisia tekniikoita, tutustuin kuuluisiin sijoittajiin ja saitin edistäminen nykyiseen työhön “.
  • “Kolmen vuoden ajan olen ostanut Gucci Flora -vesi, jonka käynnistit. Oma suosikki tuoksu oli syntymäpäiväni jälkeen, kun sain mieheni tästä ihastuttavasta lahjasta ylellisessä paketissa. “
  • “Kuten kollegani Vladivostokista …”
  • “Olen hämmästynyt tutkimustani menetelmistä ja tuloksista hirven paritustapeleissä. Kirjasi lukemisen jälkeen päätin opiskella biogeografiaa. Siksi olen iloinen neuvomisesta … “
  • Joskus lähettäjät lähettävät seuraavaa: “Resurssisi on erittäin mielenkiintoinen ja hyödyllinen. Erityisesti viesti aiheesta (mikä tahansa artikkeli pääsivulta). ” Tällainen yhteys näyttää hieman epätyydyttävältä ja sillä voi olla päinvastainen vaikutus. On parempi laatia kirjeen teksti, jotta vastaanottaja ei epäile vilpitöntä etua.

6. Pidä se lyhyt ja päästä alas liiketoimintaa.

Aika, liike tai henkilökohtainen, jota vastaanottaja käyttää lukemalla sähköpostisi – on korvaamatonta. Kymmenen sivun pienissä käsinkirjoituksissa olevat kirjeet ja yksityiskohtainen autobiografisten tietojen kertaus on ehdottomasti epäasianmukainen. Nopea siirtyminen mielenkiintoisiin kysymyksiin, pieni määrä ehdotuksia ja yleinen tiivistys auttaa kiinnostumaan viestin vastaanottajasta.

7. Terävyys ilman lyhytaikaisuutta

Täydellinen kuvio EI hyvin virheetön viesti:

Hei, Maxim!
Olen iloinen resurssisi kanssa. Teemme jotain vastaavaa. Ehkä voimme yhdistää voimia ja työskennellä yhteishankkeella? Minulla on useita hyviä ideoita, joista haluaisin keskustella.
Ystävällisin terveisin,
Anton

On selvää, että vastaanottaja on menettämässä – olet tullut tyhjästä omalla hyvin ymmärrettävällä ehdotuksella. Sinun tehtäväsi on ajatella kaikkia yksityiskohtia, muotoilla kysymys ja käsitellä tiettyä ajatusta – selkeä, selkeä ja ymmärrettävä. Sinun velvollisuutesi on antaa vastaanottajalle informatiivinen “tuote”, jonka hän ostaa tai ei. Yritä myös helpottaa vastaanottajan työtä eikä pakottaa häntä käyttämään paljon henkilökohtaista aikaa ja energiaa vastauskirjeessä.

Mitä vähemmän teksti on ja mitä tarkempi kysymys – sitä suurempi mahdollisuus saada lopullisen vastauksen.

8. Älä yritä kiusata

esimerkki virheellinen käsittely:

Hei, Maxim!
Sivustosi on hyvä, mutta minulla on hienoja ideoita sen parantamiseksi. Kiinnostuitko? Kirjoita minulle.
Eugene

Tällaisia ​​viestejä vaatii kiireellinen poisto – ei ole tarpeen tuhlata aikaa vastaukseen, jos ajatus itsessään ei kiinnosta.

9. Jos on linkki – älä piilota sitä!

Sinun ei tarvitse viitata resurssiisi perusteettomasti. Vaikka vastaanottajalle kyseisen sivuston / portaalin / resurssin haku kestää useita sekunteja, on epätodennäköistä, että joku tekee sen jokaisesta vastaanotetusta sähköpostista. Yritä helpottaa vastaanottajan työtä ja etukäteen poistaessasi seuraavan asian este.

10. ÄLÄ KÄYTÄ CAPS LOCK

CAPSLOCK-sovelluksen käyttäminen ei ole vain Internet-viestinnän mauveton, vaan myös älyttömyyden merkki. Tällaiset kirjeet eivät ole edes luettavissa, ja niiden lähettäjät haluavat neuvoa heitä kääntymään hyväksi asiantuntijoiksi.

11. vain pienet kirjaimet ovat huonoja

On mahdotonta ottaa vakavasti sellaisen henkilön viestiä, joka ei ole huolissaan siirtymispainikkeen käytöstä.

12. Viimeistele viestin teksti – tarkista virheilmoitukset

Ensimmäistä vaikutelmaa itsestäsi ei voida korjata, ja bruttomerkintä, kielioppi ja muut virheet eivät voi pahentaa sitä. Erityistä huomiota kiinnitetään ajatukseen tai kysymykseen perustuvista sanoista. Muussa tapauksessa saat vaikutelman, että et ymmärrä aiheen ja et halua kopioida sitä.

Nämä yleismaailmalliset vinkit auttavat kirjaimien, pomojen, kumppaneiden, asiakkaiden tai mielenkiintoisen kirjoittajan laatimisessa. Mahdollisuutesi saada hyödyllinen vastaus ja jatkuva hedelmällinen yhteistyö lisääntyy suuruusluokkaa. Katsokaa nyt pienen videon artikkelin kirjoittajalta, joka käytännöllisesti katsoen sormet selittää, mitä voi ja ei voi olla hyvässä sähköpostissa.

Maxim Chernov, asiantuntija verkostoitumisesta ja uran rakentamisesta, blogin kirjoittaja pronetworking.ru

  1. 10 vaurauden periaatetta wellness-valmentaja Sloan Sheridan-Williamsista
  2. Ekaterina Trofimova: “Se, joka mukautuu paremmin uusiin olosuhteisiin, selviää”
  3. Kuinka tulla tyytyväisinä töissä

Kuva: Getty Images

About

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

69 − 60 =