כיצד לכתוב הודעת דוא”ל שאליה תועבר במדויק

כתיבה מכתבים נראה לנו משהו כל כך מוכר וטבעי שאנחנו לעתים רחוקות לחשוב על ניסוח התנדנדות. בינתיים, אנשים רבים אין לי מושג איך לכתוב את הדוא”ל הנכון. מקסים צ’רנוב, מומחה ברשת ובניית קריירה, המחבר של הבלוג pronetworking.ru, הסביר בבירור כיצד לכתוב מכתבים להיות ענה תמיד.

מכתב הוא מוצר

אפילו בידיעה כי כתיבת מכתבים יעיל הוא אבן הפינה של התקשורת המודרנית, אף אחד לא ממהר להכשיר מומחים צעירים בעניין חשוב זה. היכולת לכתוב דוא”ל טוב – זה שאליו אתה 100% יענה – במחצית הדרך להשגת המטרה. בסך הכל, אחד מאוד תלוי במכתב אחד: האם אתה מקבל עבודה טובה, תוכלו למצוא משקיע לממן את הפרויקט שלך, תקבל ייעוץ או לעזור שיכול לשנות את כל החיים שלך.

לא משנה מה המכתב, זה מצרך, גם אם אתה לא מוכר שום דבר פשוטו כמשמעו. הנמען של ההודעה יכול לקבל על בסיס יומי לא עשר, אבל אפילו מאות מכתבים כאלה. במקרה זה, לתת את אותו זמן ותשומת לב כל דוא”ל אינו הגיוני.

כמו במכירות הישירות, לנמען יש דרכים משלו למיון מידע נכנס. הזרימה הכללית של המכתבים מחולקת לשניים: אלה שמגיע להם תשובה, ואלו שיישלחו ללא היסוס לסל לאחר קריאה מהירה. איפה הדוא”ל שלך יישלח תלוי כמה זה “ווים” הנמען. המכתב מאפשר ליצור רושם ראשוני על השולח, ולאן הוא הולך – אל הקטע “תשובה” או “מחק” – תלוי באותות הדקים.

לאיזה גורמים יכולים השולח והנמען של ההודעה לבוא יחד?

מעמד של המקבל:

  • עשרות מכתבים מגיעים מדי יום;
  • אם האדם ידוע, הודעות לעתים קרובות יש אופי של מחמאות או חנופה מחוספס;
  • מתמודד באופן קבוע עם סטנדרטי של שאלות על המוצר / השירות;
  • כל הזמן אין לי מספיק זמן פנוי;
  • בעיקרון, לא אכפת לי לעזור, אם זה לא לוקח הרבה זמן או מאמץ.

מיקום השולח:

  • זה לוקח הרבה זמן ומאמץ לכתוב מסר “אידיאלי”;
  • אני בטוח במקוריות ובייחודיות של הבקשה שלי;
  • אני בטוח כי המקרה שלו הוא מיוחד, אף אחד לא ביקש בעבר שירות כזה;
  • אינו רואה סיבות היפותטיות לסירוב;
  • הוא שואף לספר את הסיפור שלו כמפורט ככל האפשר, כדי לחשוף את כל הניואנסים, כך שהיריב בהחלט יבין את נקודת המבט.

להלן רשימה של ניואנסים שאנשים לשים לב כאשר מחליטים אם להגיב על מכתב. הדרישות עשויות להיראות קשוחות ללא צורך, אבל זה לא עניין של אהדה אישית או dislikes, אבל מה עורכי כתבי עת, מגייסים ובעלי חברות מוצק באמת לשים לב. זה מה שאנשים מדברים מאחורי הגב שלך, וזה לא הגיוני להסתיר משהו, מנסה להיראות יותר מתוק ומעניין.

הערה: מדריך זה תקף רק עבור אותיות כאשר אתה צריך משהו מהנמען, גם אם זה רק תשובה. אם נעשה אימייל לחילופי מידע, ביטויים של הכרת תודה, או כחלק מהתכתבות ידידותית, כללים אלה אינם כה חשובים.

מדריך לכתיבת מכתבים – רשימת פעולות לביצוע

1. לכבד את הזמן האישי של הנמען, ודא כי הדוא”ל הוא עקרוני הצורך.

כאשר אתה כותב מכתב, אתה אומר גם את הדברים הבאים: “מה שאני רוצה להעביר הוא לפחות כמה דקות מזמנך, אשר אתה יכול להוציא עם רווח לעצמך, את העבודה שלך או לתת את המשפחה והחברים.”

אל תכריח את הנמען להוציא אפילו שניות לפתרון בעיות שבהן אתה יכול להבין בעצמך. לכבד את האחרים ולהאמין בעצמך! זה מדהים כמה שאלות ניתן לפתור על ידי המבקש עזרה לכל אחד ממנועי החיפוש (לפעמים אתה רוצה לענות: “בוא גוגל בשבילך …”).

2. אתה צריך להתחיל עם ברכה

הולך למקרה ללא הכניסה הראשונה נראה גס מדי.

עדיף להשתמש “טוב אחר הצהריים / ערב, _____”, “שלום, _____”. אבל מתוך היכרות כמו “היי ____”, אם אפשר, הימנעות, במיוחד אם לא היה לך קשר קרוב ואת ההיסטוריה של התכתבות לא תופסים עשרות עמודים.

נראה לי, הנטייה בולטת יותר להשמיט את ברכת נעשית על ידי טפסים תגובה מובנית בשימוש על רוב המשאבים. זכור שאתה מזין טקסט בטופס באתר, והמקבל מקבל את המכתב הרגיל ביותר.

3. כתוב את ההודעה לאחת (או למי) שאתה כותב

לעשות כל מאמץ כדי לגלות את שמו של האדם אשר יקרא את המכתב. ערעור לפי שם נראה הרבה יותר אישי מאשר רגיל “שלום”. גם דוא”ל הופך להיות אישי יותר, כבר לא נראה כמו דיוור המוני או דואר זבל. אם השאלה שאתה שואל נשאלת מיד לשניים, אומר להם שלום: “שלום, ג’וליה וסרגיי!”

4. בדוק את האיות הנכון של השם ואת שם המשפחה של הנמען

זה מוזר, לא? שגיאה בכתיבת שם באופן מיידי חותכת את כל אנשי הקשר האפשריים עם אדם לפני קריאת ההודעה עצמה. המקבל עשוי לחשוב שאתה לא רק יודע מעט עליו אישית, אבל באופן עקרוני הם לא נוטים לשים לב לפרטים קטנים. אם, אחרי שם שגוי כתוב, משהו כמו “אני מעריץ כנה שלך”, אז אתה בהחלט יופיע כנה.

5. תקשורת ברמה של רגש בין השולח לבין המקבל – קודם כל

הנמען יהיה מוגדר מראש עבור דיאלוג ירצה לעזור אם אתה יוצר חיבור רגשי בהתחלה. הכלל העיקרי הוא אמת מוחלטת וקיצור.

מספר דוגמאות בנושא:

  • “אני קורא את המשאבים שלך במשך 2 שנים; תודה על הבלוג pronetworking.ru גיליתי טכניקות מעניינות רבות, יש להכיר עם המשקיעים המפורסמים וקיבלתי קידום בעבודה הנוכחית “.
  • “במשך שלוש שנים אני קונה את המים של גוצ’י פלורה, שיצרתם. הבושם האהוב עלי היה אחרי יום ההולדת שלי, כשקיבלתי את המתנה הנפלאה הזאת מבעלי בחבילה מפוארת “.
  • “כאדם ארצי שלך מוולדיווסטוק …”
  • “אני נדהם מהמתודולוגיה ומהתוצאות של המחקר שלך על משחקי ההזדווגות של מוס. לאחר קריאת הספר שלך, החלטתי ללמוד ביוגיאוגרפיה. לכן אשמח לקבל עצות … “
  • לפעמים שולחים לשלוח את הדברים הבאים: “המשאב שלך הוא מאוד מעניין ושימושי. במיוחד לכתוב על הנושא (כל מאמר מהעמוד הראשי). ” קשר שכזה נראה קצת לא סביר ויש לו השפעה הפוכה. עדיף לחבר את הטקסט של המכתב כך המקבל אינו מטיל ספק בכנות שלך.

6. שמור את זה קצר לרדת לעסק.

זמן, עסקים או אישי, אשר הנמען יבלו על קריאת הדואר האלקטרוני שלך – הוא יקר. מכתבים על עשרה עמודים בכתב יד קטן ו retelling מפורט של נתונים אוטוביוגרפיים בהחלט לא מתאים. מעבר מהיר לשאלות של עניין, מספר קטן של הצעות ואת תמצית כללית יעזור לעניין את הנמען של ההודעה.

7. חדות מבלי לפגוע בקיצור

דפוס מושלם לא הודעה מורכבת מאוד:

שלום, מקסים!
אני שמח עם המשאב שלך. אנחנו עושים משהו דומה. אולי נוכל להתאחד ולעבוד על פרויקט משותף? יש כמה רעיונות טובים שאני רוצה לדון בהם.
בכבוד רב,
אנטון

ברור כי הנמען הוא במחירי הפסד – יצאת משומקום עם ההצעה לא מובן מאוד שלך. המשימה שלך היא לחשוב על כל הפרטים, לנסח את השאלה ולטפל ברעיון מסוים – ברור, ברור ומובן. חובתך היא לספק את הנמען עם “מידע” מידע כי הוא יקנה או לא. נסה גם כדי להקל על העבודה של הנמען ולא לכפות עליו לבלות הרבה זמן אישי ואנרגיה על מכתב תשובה.

פחות את הטקסט ואת תמציתית יותר את השאלה – כך גדל האפשרות לקבל תשובה ברורה.

8. אל תנסה להקניט

דוגמה: שגוי טיפול:

שלום, מקסים!
האתר שלך הוא טוב, אבל יש לי כמה רעיונות גדולים לשיפור זה. מעוניין? תכתוב לי.
יוג’ין

מסרים אלה כפופים להסרה דחופה – אין צורך לבזבז זמן על התשובה, אם הרעיון עצמו לא יכול לעניין.

9. אם יש קישור – לא להסתיר את זה!

אתה לא צריך להתייחס למשאב שלך מופרכת. אמנם עבור הנמען החיפוש עבור האתר / פורטל / משאב שהוזכר ייקח כמה שניות, אין זה סביר שמישהו יעשה את זה עבור כל דוא”ל שהתקבל. נסו להקל על העבודה של הנמען מראש כדי למנוע את המכשול הבא למקרה.

.10 אל תשתמש ב – CAPS LOCK

השימוש ב- CAPSLOCK הוא לא רק mauveton בתקשורת האינטרנט, אלא גם סימן של אי שפיות. מכתבים כאלה הם אפילו לא קריא, ואת השולחים שלהם רוצה לייעץ להם לפנות מומחים טובים.

11. רק אותיות קטנות רע מדי

אי אפשר לקחת ברצינות את המסר של אדם שלא טרח להשתמש בלחצן המשמרת.

12. סיים את הטקסט של ההודעה – לבדוק את זה עבור שגיאות

את הרושם הראשוני של עצמך לא ניתן לתקן, ואיות ברוטו, טעויות דקדוק ושאר לא יכול להחמיר אותו. תשומת לב מיוחדת מוקדש המילים מאחורי הרעיון שלך או שאלה. אחרת, תקבל את הרושם שאתה לא מבין את הנושא ואת לא רוצה להתעמק בו.

טיפים אוניברסליים אלה יעזרו אוסף של כל אותיות – הבוס, שותפים, לקוחות או סופר מעניין. הסיכויים שלך לקבל תשובה שימושית והמשך שיתוף פעולה פורה להגדיל בסדר גודל. ועכשיו להסתכל על וידאו קטן מחבר המאמר, אשר כמעט על אצבעותיו מסביר מה יכול ולא יכול להיות דוא”ל טוב.

מקסים צ’רנוב, מומחה ברשת ובניית קריירה, מחבר הבלוג pronetworking.ru

  1. 10 עקרונות של שגשוג מאמן הבריאות סלואן שרידן וויליאמס
  2. יקטרינה טרופימובה: “מי שמתאים יותר לנסיבות חדשות שורד”
  3. איך להיות מאושר בעבודה

צילום: Getty Images

About

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

+ 55 = 61